5 consigli su come utilizzare al meglio le email

Per chi usa regolarmente il personal computer, conoscere come utilizzare al meglio ogni sua caratteristica è senza ombra di dubbio molto importante. La posta elettronica email non è certamente da meno. In particolare se si pensa alla sua utilità nel mondo del lavoro e nella comunicazione personale.

Gestire nel modo più opportuno questo grande numero di comunicazioni non è sempre facile, in particolare se si vuole ottimizzare al meglio il tempo che si passa davanti al personal computer. Per chi vuole migliorare le proprie conoscenze, ecco 5 consigli che spiegano come utilizzare al meglio le email professionali e quelle nella vita di tutti i giorni.

1: Essere sempre organizzati

Questo primo punto può sembrare ovvio, ma sono molte le persone che si trovano a non organizzare al meglio la propria casella email. Cosa, che può diventare ancora più problematica quando si hanno più caselle di posta elettronica e molte email ogni giorno da gestire.

Affinare il giusto metodo di organizzazione delle email richiedere tempo e una buona dose di pazienza. Quando si sarà trovato il metodo più opportuno per organizzarle, si noterà che la gestione delle email e il loro smistamento sarà notevolmente più celere. Una volta che si sono create le cartelle e i tag necessari per i più importanti compiti, e si utilizzeranno nel modo corretto, si rimarrà sorpresi da quanto è semplice gestire ogni comunicazione mediante il software di gestione della posta elettronica prescelto. Inoltre, grazie alle cartelle e ai tag si potranno eseguire ricerche più efficaci e ritrovare le conversazioni passate in meno tempo.

2: Seguire la regola dei 5 minuti

Quando si lavora, l’impulso di rispondere il prima possibile ad una email può essere una distrazione. Infatti, sono molte le persone che si sentono in obbligo nel rispondere il prima possibile a ogni email recapitata nella propria casella di posta. Purtroppo, questo obbligo può portare a perdere la concentrazione sul lavoro che si stava svolgendo e a portarlo a conclusione in molto più tempo del previsto.

È fondamentale catalogare le email in base alla priorità di importanza e al tempo con cui si può rispondervi. Se per rispondere a una email si pensa di impiegare più di 5 minuti, è bene metterla da parte per dopo. Questo, permetterà di rimanere concentrati sul lavoro che si sta svolgendo e si eviterà di perdere continuamente il filo del discorso. Al contrario, se la risposta ad una email richiede pochi secondi, è bene rispondere il prima possibile.

3: Ritaglia un momento della giornata per rispondere alle email

Questo suggerimento si abbina alla perfezione al precedente. Se hai una o più mail a cui rispondere, cerca di dedicare un preciso momento della giornata per rispondere. In questo modo, invece di pensare “risponderò dopo quando ho tempo libero”, avrai un preciso momento in cui potrai dedicare tutta la tua attenzione alla risposta.

La quantità di tempo che ti può servire a rispondere alle email è variabile, ma di norma tra i 30 e i 60 minuti al giorno sono una quantità ideale di tempo da ritagliarsi per questo compito. In questo frangente, tutti gli altri lavori e incombenze devono essere accantonate. Così da concentrarsi il più possibile sullo svuotare le proprie caselle di posta.

4: Tieni un elenco di controllo fisico

Quante volte ti è capitato di ricevere una email che iniziava con: “Mi dispiace tanto, penso che hai perso la mia precedente email!”.

Purtroppo, quando si hanno molte cosa da fare è molto facile dimenticare di rispondere ad una email o non chiudere al 100% un compito. Proprio per evitare questa tipologia di problemi, è bene avere un elenco su carta delle cose più importanti da fare.
Grazie ad un elenco, dove sono appuntate le cose più importanti da fare e le email a cui si deve assolutamente rispondere, si potrà essere certi di non dimenticare nulla. Inoltre, si può risparmiare tempo seguendo la scaletta di priorità che ci si è impostati.

5: È importante essere proattivi

Troppe persone vedono le email semplicemente come qualche cosa da tenere d’occhio. Possono sembrare “solo” un mezzo di comunicazione, ma è sbagliato non considerarle anche un mezzo di promozione o un canale di valorizzazione della propria persona o azienda. Connettersi nel modo più opportuno alle persone, fornendo loro delle risposte e contenuti che possono offrire del valore, è sicuramente il modo più corretto di utilizzare i messaggi email. Con il passare del tempo, questo mezzo di comunicazione digitale può diventare una risorsa importante e che non impiegherà molto tempo per essere completata.

Ogni giorno, sono milioni le email che vengono spedite o ricevute in ogni angolo del mondo. Seguire questi consigli, non può che portare a una più efficace e organizzata gestione delle proprie comunicazioni. Organizzazione, che può far risparmiare tempo e denaro su base giornaliera.